Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van Popsjot, de organisatie van vrijetijdsactiviteiten tijdens schoolvakanties

Het stadsbestuur van Poperinge zorgt voor een uitgebreid aanbod aan activiteiten voor kinderen en jongeren tijdens de schoolvakanties onder de noemer Popsjot.

Dit gaat van halve dagactiviteiten, dagactiviteiten tot meerdaagse kampen. De vrijetijdsdiensten staan in voor de organisatie van dit vakantieaanbod. Alle info over de activiteiten is terug te vinden op de website, www.popsjot.be.

Volgende artikels zijn van toepassing voor de organisatie van Popsjot:

Artikel 1: definitie

Een halve dagactiviteit is een activiteit van een 3-tal uur en valt tijdens de voormiddag, namiddag of avond.
Een dagactiviteit is een activiteit van een 7-tal uur en spreidt zich doorheen de dag.
Een kamp bestaat uit verschillende activiteiten gespreid over verschillende dagen. Kampen vinden enkel overdag plaats. Popsjot biedt geen overnachting(en) aan (met uitzondering van activiteiten zoals trek- of kampeertochten waarbij een overnachting/overnachtingen noodzakelijk is/zijn. In dat geval wordt/worden de overnachting(en) steeds bij de activiteit vermeld).
Een animator of begeleider is minstens 15, staat onder leiding van een lesgever en de Popsjotcoördinator en krijgt een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.
Een lesgever of begeleider beschikt over een diploma hoger onderwijs (liefst met een pedagogisch luik) of is in opleiding, heeft een gelijkgesteld diploma en/of beschikt over voldoende en nuttige ervaring. Een lesgever of begeleider kan vergoed worden als jobstudent, monitor of contractueel medewerker.
De vrijetijdsdiensten zijn diensten van Stad Poperinge binnen het beleidsdomein ‘vrije tijd’: Jeugddienst, Sportdienst, Cultuurdienst (inclusief Bibliotheek en Kunstacademie), Kinderopvang en dienst voor Toerisme. De vrijetijdsdiensten werken samen met andere diensten binnen Stad Poperinge zoals de dienst Lokale Economie, het lokaal dienstencentrum De Bres, de Buurtbres en alle ondersteunende diensten.

Artikel 2: doelgroep

Popsjot biedt vrijetijdsactiviteiten aan voor kinderen vanaf 4 jaar tot en met 14 jaar. Kinderen worden ingedeeld in leeftijdscategorieën. Aan elke activiteit of kamp wordt een leeftijdscategorie gekoppeld.

Een kind kan deelnemen als het binnen de juiste leeftijdscategorie valt. Dit wordt beslist op basis van de geboortedatum van de deelnemer. Deelnemers die te jong of te oud zijn volgens de leeftijdsgrenzen voorzien voor de activiteiten, kunnen niet deelnemen. Deelnemers moeten op de (start)dag van het kamp of dagactiviteit de minimale toegelaten leeftijd hebben.

De geboortedatum van de deelnemer wordt opgevraagd bij het aanmaken van het eenmalige account op de website (zie verder bij artikel 4) via het rijksregisternummer van het kind.

Alle gevallen van fraude kunnen leiden tot annulatie van de inschrijving(en) van de betrokken deelnemer(s)door de organisatie en verdere uitsluiting in de toekomst voor één of meerdere vakantieperiodes.

Kinderen met een beperking kunnen, indien gewenst en in samenspraak met de ouders, aansluiten bij een andere leeftijdscategorie. Hiervoor dient contact opgenomen met de organisatie.

Artikel 3: aanbod

Popsjot organiseert halve dagactiviteiten in de voormiddag en/of in de namiddag, alsook volledige dagactiviteiten en kampen.

Voor halve en volledige dagactiviteiten is er geen voor- en na opvang voorzien (m.u.v. het laatste kwartier voor het startuur), tenzij specifiek vermeld op de website. Vroegtijdige aanwezigheid van kinderen is op eigen verantwoordelijkheid van de ouders. De activiteiten starten doorgaans om 9u en eindigen om 16u, tenzij anders vermeld op de website.

Voor kampen wordt er voor- en na opvang voorzien. De exacte tijdstippen hiervan zijn terug te vinden op de website, bij de praktische info per activiteit. Tijdens de krokus-, Paas-, herfst- en kerstvakantie start de vooropvang om 8u en loopt de naopvang tot 17u. Tijdens de zomervakantie start de vooropvang om 7u30 en loopt de naopvang tot 17u30.

Artikel 4: inschrijving, korting en betaling

Voor alle activiteiten dient vooraf ingeschreven. Inschrijvingen gebeuren enkel en alleen via de website. De ouder/wettelijke vertegenwoordiger moet hiervoor eenmalig een account aanmaken. De gegevens kunnen te allen tijde gewijzigd worden en de ouder kan vragen om het account te verwijderen.

De stad en het OCMW respecteren de privacy van de gebruikers van hun diensten en beheren alle persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad.

De privacyverklaring van Stad Poperinge is terug te vinden op de website van Poperinge

(https://www.poperinge.be/privacyverklaring).

De kostprijs van een activiteit verschilt naargelang de activiteit. Deze prijs wordt telkens duidelijk vermeld bij de activiteit of het kamp op de website.

Met Popsjot kan je UiTPAS punten sparen en voordelen opnemen. Spaarpunten worden automatisch toegekend op het einde van elke vakantieWie over een UiTPAS beschikt met kansentarief kan goedkoper inschrijven bij Popsjot. Daarvoor dient de UiTPAS gelinkt aan het juiste profiel op de website. Wie vragen heeft hierrond, kan terecht bij een Popsjotmedewerker.

Is de activiteit volzet, dan komt de (kandidaat-)deelnemer op de reservelijst terecht. Komt er een plaats vrij voor de activiteit, dan worden de ouders van de kandidaat op de eerste reserveplaats automatisch gecontacteerd via het inschrijvingsplatform van de website en krijgen ze een beperkte tijd om de inschrijving te bevestigen en de betaling uit te voeren. Indien de ouder de reserveplaats niet inneemt, herhaalt de procedure zich met de eerstvolgende reserveplaats tot alle plaatsen zijn ingenomen. De communicatie hiervoor gebeurt via mail en indien gewenst via sms.

Betalen kan enkel via het online betaalsysteem van de website. Alle activiteiten moeten bij het moment van inschrijving betaald worden. Na betaling ontvangen de ouders een bevestigingsmail/betalingsbewijs en is de inschrijving definitief. Voor activiteiten die niet tijdig betaald worden via het betaalsysteem, vervalt de inschrijving.

Ouders/wettelijke vertegenwoordigers kunnen enkel inschrijvingen doen voor eigen kinderen. Gereserveerde plaatsen kunnen niet tussen ouders onderling gewisseld worden maar moeten verlopen via de inschrijvings/annulatieprocedure van de website.

Artikel 5: annulatie van activiteiten

Annuleren kan enkel via de website. De ouders kunnen de annulatie aanvragen, waarop de beheerders van de website de annulatie moeten valideren. Na validatie krijgen de ouders een bevestiging van de annulatie. Volgens onderstaande regels wordt er al dan niet een terugbetaling uitgevoerd.

Bij annulatie van een activiteit:

binnen de 14 dagen na inschrijving volgt een terugbetaling van de volledige deelnameprijs.
tussen 14 dagen na inschrijving en 1 maand voor de activiteit wordt er een administratiekost ter waarde van 25 procent van de deelnameprijs aangerekend.
binnen 30 kalenderdagen voor de activiteit wordt er niks terugbetaald.

Het niet opdagen voor een activiteit wordt beschouwd als een annulatie binnen de 30 kalenderdagen voor de activiteit. Bijgevolg wordt er niks terugbetaald.

Op vertoon van een doktersattest wordt het volledige bedrag terugbetaald. Het geld van de geannuleerde activiteit(en) wordt teruggestort op het rekeningnummer waarmee de inschrijving werd betaald. Tot ten laatste 7 dagen na de activiteit kan een doktersattest bezorgd worden bij een Popsjotmedewerker.

Eénmaal de annulatie werd behandeld door de Popsjotcoördinator, kan de annulatie niet ongedaan worden gemaakt en moet men terug inschrijven via de website.

Bij te weinig inschrijvingen kan de organisatie de activiteit annuleren. Het volledige bedrag wordt dan terugbetaald. Wanneer een activiteit om een bepaalde reden niet kan doorgaan (bijv. weersomstandigheden), plant de organisatie een alternatief.

Artikel 6: aankomst en vertrek

Kinderen kunnen vanaf 15 minuten voor de aanvang van een activiteit aanwezig zijn op de locatie, tenzij de vooropvang anders vermeld is op de website. Bij aankomst meldt de deelnemer zich bij de begeleiders, zodat de aanwezigheid op de deelnemerslijst aangeduid wordt.

Bij het afhalen van de deelnemers wordt er telkens een signaal gegeven aan de begeleiders, zodat zij weten wie er opgehaald wordt. Ook kinderen die na afloop van de activiteit alleen naar huis vertrekken, geven een seintje aan de begeleider bij vertrek.

Kinderen mogen de activiteit niet verlaten zonder toestemming.

Artikel 7: verzekering

De kinderen zijn tijdens de activiteiten verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen. Bij ongevallen worden de ouders steeds verwittigd en worden de nodige documenten opgemaakt. Deze documenten zijn steeds te verkrijgen bij het secretariaat van Popsjot. Aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeurt ten laatste op de eerste werkdag na het ongeval.

Stoffelijke schade (zoals aan brillen, kledij, …) is uitgesloten van de verzekering. Popsjot is niet verantwoordelijk voor verlies en/of diefstal.

Artikel 8: afspraken

Wanneer een deelnemer opzettelijk schade toebrengt aan materiaal, gebouwen of aan andere deelnemers, worden de werkelijke kosten (tot herstel of vervanging) aangerekend aan de ouders. Bij een schadegeval worden de ouders onmiddellijk op de hoogte gebracht.

Wanneer een kind zich ongepast gedraagt zijn de begeleiders genoodzaakt om in te grijpen. Ongepast gedrag is alle vormen van geweld, zowel fysiek geweld (slaan, schoppen, bijten,…) als verbaal geweld ( vloeken, schelden, manipuleren, vernederen,…) en dit zowel ten opzichte van de andere kinderen als de animatoren. Ook het weigeren deel te nemen aan een activiteit, pestgedrag… kan als ongepast gedrag aanzien worden. Als een deelnemer zich herhaaldelijk ongepast gedraagt kan er overgegaan worden tot verdere maatregelen of uitsluiting van die deelnemer van de activiteiten van Popsjot voor een door de organisatie vastgelegde duur. Hierbij worden de ouders of wettelijke vertegenwoordiging steeds gecontacteerd door iemand van de begeleiding.
Kostbare materialen zoals gsm’s, tablets en dergelijke worden bij voorkeur niet meegebracht naar activiteiten. Bij oneigenlijk gebruik worden deze voorwerpen in beslag genomen. Enkel de ouders kunnen dit materiaal terug afhalen.
Gevaarlijke voorwerpen zoals zakmessen,… zijn niet toegelaten.
Op geregelde basis plant Popsjot activiteiten op andere locaties. Tijdens deze activiteiten voorziet de begeleiding de nodige maatregelen voor een goed en veilig verloop van de activiteit (EHBO-zakje, verzekeringspapieren...).
Het is niet toegelaten om als ouder aan te sluiten bij een uitstap of activiteit, tenzij omwille van medische redenen en vooraf afgesproken met de Popsjotmedewerkers.
Jaarlijks levert Popsjot een fiscaal attest en attest voor de mutualiteit via de account van de ouders op de website. *Attest mutualiteit: 6 à 8 weken na elke vakantie komt een attest van deelname op het account voor terugbetaling bij de mutualiteiten. Dit document kan geprint worden via het profiel (mijn attesten). Ouders dienen het document zelf te printen en in te dienen bij hun mutualiteit. *Fiscaal attest: komt jaarlijks in februari-maart online via het profiel (mijn attesten). Ouders dienen het document zelf te printen en te voegen bij het belastingformulier.
Ouders, voogden of deelnemers kunnen bij registratie van hun account toestemming geven om al dan niet media te gebruiken tot publicatie. Deze foto’s en/of video’s kunnen later gebruikt worden in stedelijke media (infoblad, activiteitenkalender, website, sociale media, ...).
Het toedienen van medicatie kan enkel mits schriftelijke toestemming van de ouders. Hierbij dienen ouders zelf de medicatie mee te brengen en deze van duidelijke informatie te voorzien. Volgende gegevens zijn noodzakelijk: informatie over de medicatie en toediening ervan; naam, vorm, dosering, tijdstip, duur van de behandeling, bewaarvorm en vervaldatum. Popsjot kan te allen tijde bijkomend een doktersattest vragen.

Artikel 9: akkoord

Wanneer een kind deelneemt aan een Popsjotactiviteit, verklaren ouders en kind kennis genomen te hebben van het huishoudelijk reglement en hiermee akkoord te gaan.

Contact

Met vragen of problemen kan men steeds terecht bij de medewerkers van Popsjot via het e-mailadres popsjot@poperinge.be of telefonisch op het nummer 057 33 26 29.